segunda-feira, 22 de agosto de 2011

A importância das auditorias da qualidade e do Programa 5S’s

Por Sonia Jordão

Quando implantamos um Programa 5S’s ou de Gestão da Qualidade, visamos a melhoria do ambiente que nos cerca e a nossa qualidade de vida. Só que não basta implantar o Programa, é necessário mantê-lo. Para saber se este está realmente implantado e se as pessoas o praticam, nada melhor do que realizar uma auditoria.

A auditoria é um exame detalhado de uma série de condições que se almejou, a fim de verificar se essas condições foram atendidas. Essa auditoria pode ter diversos objetivos, entre eles:

• Verificar se algum ou todos os S’s foram implantados.
• Verificar se são praticadas as regras estabelecidas.
• Detectar se a norma está sendo seguida.
• Analisar se o que foi planejado está sendo cumprido.
• Verificar se os resultados planejados estão sendo alcançados.

A verificação ou análise do Programa é necessária para averiguar a sua eficácia. Essa verificação é conhecida, no espaço organizacional, como auditoria interna.

Nas empresas, a auditoria será realizada por uma equipe de auditores, devidamente treinados para essa tarefa. Pode-se, também, realizar uma auditoria informal, em que a direção, os gestores ou as pessoas-chaves circulam pelas áreas da organização, oferecendo apoio para melhorar a prática e difundir o Programa que está sendo implantado.

Antes de começar a auditoria propriamente dita, é preciso elaborar um programa da auditoria, um roteiro, e, se possível, uma lista de verificação para que os auditores se orientem durante o processo. Com a lista de verificação em mãos, os auditores entrevistarão os responsáveis pelos processos e outros colaboradores, examinarão registros, analisarão documentos e irão observar as atividades, tendo em vista os requisitos que precisam ser atendidos e as evidências desse atendimento. Quando se planeja bem, a auditoria os resultados tendem a ser melhores.

A auditoria precisa ser objetiva, com indicadores mensuráveis ou com informações confirmadas por mais de uma fonte. O tempo da auditoria depende do tamanho da organização a ser auditada. Em auditorias não se verifica tudo, já que é um processo de amostragem. Diferentemente de uma inspeção onde se verifica tudo. Portanto, ao se planejar a auditoria é bom programar o tempo previsto para se auditar cada local, setor ou processo.

Após a auditoria, o auditor apresenta ao grupo o que ele encontrou que precisa ser resolvido e/ou melhorado. Em um relatório é registrado o que foi visto, tanto as conformidades quanto as não conformidades, observações ou preocupações encontradas. Nesse relatório o auditor também registra alguma oportunidade de melhoria que ele julgar pertinente sugerir e os pontos fortes observados durante a auditoria. Um relatório bem preparado servirá como uma ferramenta para a implantação de ações corretivas, preventivas e de melhorias necessárias.

De posse do relatório a equipe, além de resolver os problemas detectados, é importante procurar analisar as causas dos problemas encontrados. Quando se descobre às causas fundamentais do problema é possível atuar nessas causas e evitar sua reincidência. Com isso, o problema não se repetirá mais.

À medida que a organização implanta o processo de auditorias, passa a crescer e melhorar continuamente. Melhora ao se preparar para receber a auditoria e após resolver os problemas e implementar as oportunidades de melhorias detectadas. Sem contar que durante a auditoria são detectados os problemas que precisam ser resolvidos. Após as primeiras auditorias, o normal é se resolver os problemas, e depois começar a melhorar o que já está bom. Assim, com a melhoria contínua, se consegue chegar a excelência.

Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.

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terça-feira, 16 de agosto de 2011

O Programa 5S e os hábitos

Por Sonia Jordão

O Programa 5S’s é uma ferramenta da qualidade que visa à mudança de hábitos pessoais, em prol da melhoria do ambiente de trabalho e da saúde física e mental das pessoas. Para entender como o Programa funciona, é preciso, além de entender e vivenciar cada um dos seus cinco “S”, saber um pouco mais sobre o que são os hábitos.

É comum ouvirmos frases como “Fulano tem o hábito de...” ou “Isso é questão de hábito.”. Mas o que vem a ser, afinal, “hábito”? O termo “hábito”, do latim “habitus”, está associado ao comportamento que aprendemos e repetimos, sem que para isso tenhamos que pensar para realizá-lo. Ele é composto por nossos costumes, nossa maneira de viver, nos comportar e agir.

É graças ao hábito que não precisamos pensar toda vez que damos um passo para andar, pois ele faz com que determinadas ações sejam automáticas. Sem ele, teríamos sempre que aprender a falar, andar e trabalhar, por exemplo. Até mesmo nossas preferências alimentícias são questões de hábitos. A criança que durante a infância é incentivada pelos pais a comer verduras, legumes e frutas, será um adulto consumidor desses alimentos. Aquelas que não tiveram esse incentivo, dificilmente serão apreciadoras desses tipos de alimentos. É tudo uma questão de hábito.

E, se tudo é questão de hábito, como, então, os adquirimos? A criação de hábitos está associada a alguns fatores como a repetição, a atração, o interesse, a conformidade com a natureza, aos intervalos, a maturação e aos testes e erros.

A repetição é uma forma de treinamento, em que o maior ou menor grau de perfeição de um ato dependerá da frequência em que o praticamos. A repetição faz com uma ação persista e seja mais facilmente executada, tornando-se um hábito.

O fator da atenção é de extrema importância para a aquisição de um hábito. Além de repetirmos uma ação, temos que ter atenção para selecionar os movimentos que nos serão úteis, organizá-los e intensificar o nosso interesse.

O interesse será o nosso combustível para nos habituarmos mais rapidamente a uma situação ou ação. Motivação, desejo e ambição são fundamentais para que possamos adquirir os hábitos desejados.

A conformidade com a natureza garante que o hábito desejado esteja em acordo com as nossas exigências naturais. Podemos, por exemplo, ficar horas sem beber água, mas não conseguimos criar o hábito de viver sem água, pois ela é fundamental para mantermos uma boa saúde e qualidade de vida.

O fator dos intervalos determina que devemos realizar atividades com intervalos programados para melhor aprendermos ou adquirirmos um hábito. Para nos habituarmos a frequentar a academia, por exemplo, começamos com exercícios mais leves e com intervalos determinados entre uma atividade e outra. Só depois de nos habituarmos e melhorarmos o nosso condicionamento físico, é que os exercícios aumentam e o intervalo entre eles é modificado.

A tentativa e o erro são características que fazem parte de nossa vida desde que éramos bebê. É comum criarmos hipóteses e testá-las. O erro nos permitirá crescer, pois teremos que pensar em uma nova hipótese e testá-la novamente, até que ela esteja correta. Diante do acerto, vamos criando pequenos hábitos até que haja a fixação do hábito. Por exemplo, o recém-nascido não sabe falar, para conseguir o que deseja ele testa hipóteses até que o seu desejo seja atendido. O choro é uma dessas hipóteses que deu certo, já que diante dele há a presença de um adulto, geralmente a mãe ou o pai, que verifica a necessidade da criança.

O fator maturação é o tempo adequado para adquirir um hábito. Antes ou depois desse tempo é difícil que consigamos adquirir um novo hábito. Quando falamos que uma pessoa é “cabeça dura” ou que ela nunca muda é por causa desse tempo de maturação. Seus hábitos já estão enraizados, dificilmente ela os mudará ou irá adquirir novos.

Depois que adquirimos uma série de hábitos, eles podem ser enquadrados em algumas categorias. Temos os hábitos orgânicos, que garantem a nossa adaptação a novos ambientes; os hábitos motores, que estão relacionados a nossa personalidade, a nossa forma de agir, falar, andar e escrever, por exemplo, e até aos nossos tiques nervosos; e os hábitos mentais, determinam a nossa forma de pensar e de sentir, como os hábitos de agir com ética e de sempre cumprimentar um conhecido.

Bom, não se esqueça de algo importante: os hábitos podem ser mudados. Novas situações podem exigir novos hábitos e atitudes. Sem falar nos hábitos desagradáveis e prejudiciais que precisam ser mudados para que possamos ter um convívio melhor com as pessoas que nos cercam.

Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.

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segunda-feira, 8 de agosto de 2011

O 5º S dos 5S's - Senso de autodisciplina ou Shitsuke

Por Sonia Jordão

O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke é o 5º S do Programa 5S’s. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o auto-desenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos “4S” anteriores.

Para conquistar a ordem mantida é preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinação para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos. A ordem mantida é uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns.

Nessa etapa, é preciso cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido. Esse senso exige:

  • O comprometimento dos colaboradores.
  • A ética em primeiro lugar.
  • Ter educação, paciência e responsabilidade.
  • Respeito às normas e procedimentos.Melhoras na comunicação.
  • Delegação de responsabilidades e atribuição de autoridades.

Para começar a colocar em prática o 5º S:


  • Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos.
  • Seja claro e objetivo na comunicação.
  • Cumpra os horários marcados para cada compromisso.
  • Estabeleça sempre o porquê da execução de determinada tarefa.

Com o Senso de Autodisciplina implantado, é chegada a hora de verificar se nada ficou para trás:


  • Há algum material fora do lugar?
  • Há material bom perto de objetos inúteis?
  • Há excesso de material de expediente?
  • Os materiais/equipamentos estão organizados, identificados e limpos?
  • A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio?
  • O relacionamento entre os colegas é bom?
  • Os EPI’s estão sendo usados?

Tudo verificado? Agora é manter o trabalho realizado até aqui e colher os benefícios do Senso de autodisciplina:


  • Melhoria contínua da empresas e pessoal.
  • Prevenção de perdas oriundas de processos não padronizados.
  • Melhoria da disciplina e da ética.
  • Melhor qualidade de vida.
  • Cultivo de bons hábitos.
  • Presença do trabalho em equipe, com método e maior segurança e qualidade.
  • Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas.
  • Serviço dentro dos requisitos de qualidade.
  • Desenvolvimento pessoal.
Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.

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segunda-feira, 1 de agosto de 2011

Curso: Interpretação da Norma ISO 9001


Data: 08 a 11 de agosto de 2011

Horário: 18:00 às 22:00 horas

Local: CINCO /SEDECON - Rua Haeckel Ben-Hur Salvador, 180 - Cinco - Contagem-MG

Valor:

R$ 200,00 por participante
R$ 180,00 empresas conveniadas ao Programa

Informações e Inscrições: proiso.sedecon@contagem.mg.gov.br

O 4º S dos 5S´s – Senso de Higiene ou Seiketsu

Por Sonia Jordão

O 4º S do Programa 5S’s é o Seiketsu ou Senso de Higiene ou Saúde. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene. O senso de higiene reforça a necessidade de uma mudança comportamental.

É chegado o momento de organizar as suas atividades diárias: dedique um tempo só para você, um tempo para a família e os amigos e um tempo para organizar as idéias, os planos pessoais e os objetivos de vida.

Cuidar da higiene é, além da sua limpeza pessoal, também cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. É também cuidar do cheiro que você exala. E, no aspecto psicológico, trabalhe a sua auto-estima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia.

Além disso, é preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relações de trabalho e mantenha o local de trabalho e as áreas comuns organizados e limpos.

Veja abaixo algumas dicas para praticar o senso de higiene:
  • Cuide para que a prática dos sensos anteriores permaneça.
  • Promova discussões acerca do tabagismo.
  • Realize exames periódicos de saúde.
  • Cumpra e busque melhorar os procedimentos de segurança, sejam eles individuais ou coletivos.
  • Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relações entre as pessoas.
  • Assuma o que fez para não prejudicar o outro.
Implantado o 4º S é hora de checar se ele está realmente funcionando. Tente responder às seguintes perguntas:
  • A quantidade e qualidade da iluminação para o trabalho são adequadas?
  • A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio?
  • Os banheiros, vestiários e armários estão em boas condições?
  • Há uma preocupação generalizada pela higiene no local de trabalho?
  • Os colaboradores dos setores utilizam EPI’s e EPC’s adequados em seu setor ou em outros setores, quando necessário?
  • Os colaboradores cumprem horários e prazos estabelecidos?
  • A relação entre os colegas de trabalho é boa, havendo respeito e profissionalismo?
Após a implantação e checagem do 4º S são esperados os seguintes benefícios:
  • Aumento no senso de segurança.
  • Melhoria na imagem dos funcionários.
  • Aumento da satisfação pessoal.
  • Melhoria da imagem da empresa perante os clientes.
  • Colaboradores mais saudáveis.
  • Prevenção de acidentes.
  • Prevenção e controle do estresse.
  • Melhoria da qualidade de vida.
Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.
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